◾◾◾Neu: Version 4.7 released◾◾◾
◾◾◾Neu: Unterstützung von Windows Server 2019 ◾◾◾
◾◾◾Neu: Rollenmanagement für Administratoren für Geräte und Anwender◾◾◾
◾◾◾Neu: Verwendung von Gerätestandorten aus Flottenmanagement SimpleClicks◾◾◾
◾◾◾Neu: Mehrere Direktdrucker pro Arbeitsplatz ◾◾◾

Der Schutz der Daten und die Unterstützung von Menschen in ihrer täglichen Arbeit sind uns ein Bedürfnis. Mit der Software IQ4docs erstellen, lenken und kontrollieren wir die Dokumente, die von und zu den Multifunktionsgeräten wandern, nach Ihren Vorgaben. Wir stellen sicher, dass die Drucke vertraulich bleiben, die Scans im richtigen Format ihr Ziel erreichen, Sie Freiräume durch vorgefertigte Prozesse erhalten und dabei die Kosten im Rahmen bleiben.

Mit IQ4docs Version 4 haben wir einen großen Sprung in die Zukunft gemacht. Die Software wurde von Grund auf neu konzipiert, gestaltet und programmiert. Unser Ziel ist es, allen Benutzern – egal, ob sie ein Multifunktionsgerät gelegentlich oder täglich und versiert benutzen – die optimale Arbeitsumgebung zur Verfügung zu stellen.

Dazu zählen besonders:

  • einheitliche Bedienung der Geräte verschiedener Hersteller
  • intuitive Bedienung durch eingängige Symbole
  • Bedienung durch „Smartphone-Feeling“
  • Workflows für nahezu jede Aufgabe

INSTALLATION UND EINRICHTUNG

Die Installation von IQ4docs wurde so einfach wie möglich gehalten. IQ4docs richtet die Systemumgebung weitgehend automatisch ein. Die Betriebsfähigkeit des Gesamtsystems ist in kürzester Zeit hergestellt. Während der Installation der Software wird die Firewall des Servers konfiguriert, die IIS Rollen und Funktionen installiert sowie die notwendigen Druckanschlüsse erstellt.  Nach dem Abschluss der Installation müssen nur noch mit wenigen Clicks und Eingaben minutenschnell die Anwender importiert und die Druck- und Kopiersysteme in das System eingebunden werden.

BEDIENKONZEPT UND USABILITY

Das innovative Softwarekonzept von IQ4docs steuert und kontrolliert alle Druck-, Kopier-, Scan- und Faxprozesse einer Organisation. Das Konzept Workflow wird für alle Bereiche der Software konsequent angewendet, sodass die existierenden Arbeitsprozesse der Organisation einfach nachgebildet werden können.

Bei der Entwicklung von IQ4docs 4.x wurde ganz besonders auf die eine intuitive, moderne und leicht verständliche Benutzeroberfläche geachtet. So sind alle Oberflächen nach modernsten Standards im Bereich „User Experience“ und „User Centered Design“ konzipiert.

Alle Applikationen – ob am Gerät oder am PC – haben die gleiche Bedienkonzeption, sodass sich der Anwender leicht zurechtfindet. Die nachfolgenden Screenshots zeigen den geräteseitigen Embedded Client, den WebClient für alle Anwender und die Administrationsoberfläche.

Es stehen 3 verschiedene Verfahren zur Verfügung, wobei zwei noch kombiniert werden können:

  • PIN
  • (Windows-)Benutzername und Passwort
  • RFID (Chipkarte, Mitarbeiterausweis)

Nach Unternehmensvorgabe kann die Anzahl der Stellen, ja sogar die Verwendung von Groß- und Kleinbuchstaben vorgegeben werden. Die PIN kann aus dem Unternehmensverzeichnis gelesen oder im Programm IQ4docs hinterlegt werden.

Bei der Anmeldung mit Benutzername und Passwort wird das Active Directory direkt gefragt, die Daten werden nicht in IQ4docs gespeichert. Änderungsmöglichkeiten für den Anwender bestehen nicht.

Diese Art der Anmeldung ist die bequemste und schnellste Methode, nebenbei auch am weitesten verbreitet. Zur Unterstützung wird auf dem Display ein Bild des Multifunktionsgerätes mit Hinweis auf die Position des Kartenlesers angezeigt.

Zur Sicherheit kann zusätzlich eine PIN-Eingabe verlangt werden. Bei Verlust einer Karte kann diese unverzüglich gesperrt werden.

Das fortschrittliche Konzept von IQ4docs stellt aussagekräftige Informationen zu den gespeicherten Druckaufträgen zur Verfügung. Nach Selektion in der ersten Spalte können einzelne, mehrere oder alle Druckaufträge durch Tippen auf das grüne Druckersymbol gestartet werden.

Wenn die Liste zu viele Elemente enthält, kann sie wie auf einem Smartphone nach unten und oben gewischt werden. Dazu berührt man die Liste mit einem Finger und schiebt diesen ohne loszulassen nach unten oder oben.

Durch Tippen auf das Symbol zwischen Selektionshäkchen und Druckauftragsname wird eine Übersichtsdarstellung der ersten Seite im Druckauftrag angezeigt.

Berührt man den Namen eines Druckjobs etwas länger, so öffnet sich ein Fenster, in dem man die Eigenschaften des Druckauftrages ändern kann (z. B. Farbe/SW, einseitiges/zweiseitiges Drucken, Seitenauswahl und vieles mehr).

Nachdem wir viele Kopiermenüs unterschiedlicher Hersteller angesehen haben, ließen wir ein Institut ermitteln, welche Kopierfunktionen am häufigsten benutzt werden. Das Ergebnis ist eine intelligente, ergonomische und intuitive Zusammenstellung der wichtigsten Funktionen. Bis auf Helligkeit und Anzahl sind alle Felder Togglefelder, das heißt sie schalten durch wiederholtes Berühren die Auswahl weiter.

Für Sonderfälle beim Kopieren kann durch Antippen des kleinen Kopierers (Gerätefunktion) in die Menüs der Hersteller gesprungen werden. Dort stehen dann alle Funktionen des Kopierens zur Verfügung (Herstellerabhängig).

Häufig benutzte Einstellungen beim Kopieren könne durch Antippen des Favoritensterns oben rechts mit einem Namen versehen und auf der Homeseite gespeichert werden. So stehen sie direkt nach dem Anmelden zu Verfügung.

Das Scanmenü bietet den komfortablen Weg in die digitale Welt der Dokumente. Je nach Lizenz werden Dokumente gescannt, mit OCR (Texterkennung) bearbeitet, in unterschiedliche Formate von PDF oder WORD, EXCEL und andere umgewandelt und auf verschiedenen Zielen gespeichert. Dieses können Ordner, E-Mail, USB, Clouddienste und andere sein. (Teile der Funktion sind herstellerabhängig)

Bei den Einstellungen ist die Bedienung intuitiv. Felder mit Punkten am unteren Rand sind Togglefelder, die mit jedem Antippen weiterschalten. Die Punktanzahl stellt die Anzahl der Möglichkeiten dar. Ist bei einem Feld ein Pfeil nach unten zu erkennen, so stellt das System eine Auswahlliste zur Verfügung.

Die Scanziele wählen den Ort der Ablage aus. Das kann sowohl die eigene, wie auch eine fremde E-Mail Adresse sein, ein Ordner auf dem Server, ein Cloudservice, ein Webspace, von dem man sich das Ergebnis herunterladen kann oder sogar ein USB-Stick am Multifunktionsgerät. Die Funktionen sind vom Adminstrator einschränkbar und teilweise herstellerabhängig.

Häufig benutzte Einstellungen beim Scannen können durch Antippen des Favoritensterns oben rechts mit einem Namen versehen und auf der Homeseite gespeichert werden. So stehen sie direkt nach dem Anmelden zu Verfügung.

In einem Unternehmen oder einer Verwaltung unterliegt alles Arbeitsprozessen – Workflows genannt. Deshalb werden alle Aufgaben in IQ4docs als Workflows behandelt. Das spiegelt sich besonders in diesem Bereich von IQ4docs wieder. Die Workflows sind in weitem Rahmen anpassbar oder können geklont und verändert oder komplett neu angelegt werden. Die hier abgelegten Workflows übernehmen Aufgaben, die bisher mit vielen Schritten und entsprechendem Aufwand von Menschen erledigt werden. Beispiel: Ein Dokumentenstapel kann automatisch im Duplexverfahren eingezogen, die leeren Rückseiten entfernt, Schrägeinzüge geradegerückt und dann gleichzeitig an verschiedenen Orten abgelegt werden.

Auf den ersten Blick erkennbar, zeigen die Symbole, ob es sich um einen OneClick Workflow – dieser startet sofort – oder einen normalen Workflow, der noch Einstellmöglichkeiten anbietet, handelt. Das kleine Symbol im Kreis auf den Buttons sagt aus, ob dieser Workflow nur für bestimmte Anwender oder für ausgewählte Gruppen oder für alle Anwender verfügbar ist.

Wenn Änderungen am Workflow, die immer wieder genutzt werden sollen, vorgenommen wurden, so wird nach Antippen des Diskettensymbols ein Dialogfenster zum Speichern geöffnet.

Selbstverständlich kann der Workflow auch zur Favoritenliste hinzugefügt werden.

Der Adminstrator erstellt mit dem grafischen Workflow Designer Workflows nach Wunsch. Dabei wird er durch automatische Prüfung der Eingaben stark unterstützt. Wenn Sie dazu Fragen haben, kontaktieren Sie uns über die im Kontaktbereich stehenden Kanäle.

Am Arbeitsplatz …

Obwohl mit den Menüs am Multfunktionsgerät nahezu alles erledigt werden kann, bietet der WebClient zusätzliche Möglichkeit und eine Menge Komfort.

Mit dem WebClient können Druckaufträge wie am Multifunktionsgerät bearbeitet werden – nur ein bischen bequemer. Sofern es sich nicht um vertrauliche Dokumente handelt, bietet es sich an auch den Druck von hier zu starten.

Wird ein Scan über “Mein Web” gespeichert, so bietet der WebClient die Möglichkeit, das Dokument herunterzuladen und weiter zu bearbeiten.

Tip: Wenn der Speicher für E-Mails nicht ausreichend zur Verfügung steht, ist diese Option die erste Wahl. Der benötigte Platz für die Backups von E-Mails reduziert sich.

Mit dem WebClient kann der Anwender – sofern erlaubt – sich selbst verwalten. Dazu gehören die Zuweisung von Geräten, das Anlegen von persönlichen Adressbüchern, die dann bei E-Mail- und Fax-Nutzung Adressen zur Verfügung stellen, und natürlich auch die Vergabe von neuen Passwörtern oder Anforderung von PINs.

Ein kurzer Blick auf die Administration

Nach der einfachen Installation, die dank der Erfahrung von zahlreichen Installationen, erfreulich schnell und einfach abläuft, wird IQ4docs mit wenigen Clicks im übersichtlich gestalteten Menü auf die Anwendungsumgebung angepasst.

Mit einer Suchmaske wird der Bereich der Geräte eingegeben und die Suche gestartet.

Danach wird die Displayansicht geladen, automatisch eingerichtet und das Gerät neu gestartet – alles bequem vom Arbeitsplatz des Administrators.

Die Anwender werden üblicherweise aus dem AD importiert, durch die einstellbaren Intervalle wird die Liste ständig aktuell gehalten. Allerdings gibt es auch Umgebungen, in denen die Anwenderinformationen nur in Dateiform vorliegen. Auch das ist kein Problem, ebenso wie die händische Anlage Einzelner.

Da die Administration das Herzstück der Anwendung ist, ist der Administrator und seine Rolle über Benutzername und Password geschützt.

Der Adminstrator erweitert die bereits im Standard enthaltenen Workflows um die Elemente und neue Workflows, die zum optimierten Arbeitsablauf beitragen. So können ganze Prozesse mit Arbeitsschritten, Abfragen und Verarbeitungsschritten grafisch, interaktiv erstellt werden. IQ4docs unterstützt  mit selektivem Bereitstellen der einzelnen Funktionen, die im Kontext Sinn machen.

Die Elemente des Workflows werden aus der Elementebox links der Arbeitsfläche mit dem grafischen Editor mittels Drag&Drop positioniert. Das positionierte Element zeigt durch die Warnfarbe rot an, wenn noch Verbindungen fehlen. Mit einfachem Click in die Mitte des Funktionsblocks wird auf der rechten Seite die Parameterliste geöffnet und die erforderlichen Daten werden eingegeben. Das war´s – der Workflow ist bereit zur Nutzung.

Workflows können nicht nur gespeichert, archiviert und neu geladen werden, sie können auch mit anderen Administratoren ausgetauscht werden. Nutzen Sie die moderne Art, Wissen zu teilen und damit zu vervielfachen, für die Erleichterungen im Arbeitsalltag.

Weitere Infos

Zur weitergehenden Information empfehlen wir das nachstehende Whitepaper. Dort finden Sie nicht nur weitere Details zu den Leistungen des Programms, sondern auch eine Beschreibung der Platform, auf der IQ4docs entwickelt wurde. Und zum Schluß können Sie sich informieren, ob IQ4docs mit Ihrem System kompatibel ist. Vermissen Sie etwas oder haben Sie Fragen zu Details oder weiteren Herstellern und Multifunktionsgeräten, stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Nutzen Sie die Infos aus der Kontaktdatenliste.